Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

Everest Language School est une école d’anglais située au 26 Merrion Square N, Dublin 2, D02 DX36, Ireland. Cette page explique quelles données personnelles nous collectons via ce site, pourquoi nous les collectons et ce que tu peux nous demander d’en faire.

Si tu as une question sur un point de cette page, écris à info@everestlanguageschool.com ou appelle le 00353 (0) 1 559 4919.

Ce que nous collectons, et quand

Nous collectons uniquement ce que tu saisis dans l’un de nos formulaires. Nous n’achetons pas de listes et nous ne te suivons pas sur d’autres sites.

Formulaire de demande d’informations

Sur la page Contact, ainsi que sur les pages des cours et de l’hébergement : ton prénom et ton nom, ton adresse e-mail, le type de cours qui t’intéresse et ton message.

Formulaire de réservation

Sur la page Réserver : ton nom, ton adresse e-mail, ton numéro de téléphone, ton pays, ton genre, ta date de naissance et ton adresse personnelle ; le cours et l’hébergement que tu souhaites, avec leurs dates ; les régimes alimentaires, allergies ou problèmes de santé dont tu choisis de nous parler ; une personne à contacter en cas d’urgence ; et, si tu as besoin d’aide pour un visa étudiant, une copie numérisée de ton passeport.

Test de niveau gratuit

Ton nom, ton adresse e-mail, tes réponses au test et le court texte que tu envoies.

Où vont tes données

Les formulaires de demande d’informations et de réservation sont fournis par HubSpot, le logiciel de gestion de la relation client utilisé par l’école. Ce que tu envoies est stocké dans le compte HubSpot de l’école, sur les serveurs de HubSpot dans l’Union européenne, et est lu par le personnel de l’école. La fenêtre de chat de ce site est aussi gérée par HubSpot.

Le test de niveau gratuit fait exception : il est stocké sur le propre serveur de ce site et envoyé par e-mail à notre équipe.

Pourquoi nous avons le droit de les conserver

Pour les demandes d’informations et les tests de niveau, parce que tu nous as demandé quelque chose et que nous avons besoin de ces données pour te répondre.

Pour les réservations, parce que nous préparons un contrat avec toi et parce que les règles irlandaises en matière d’immigration obligent une école à conserver certains dossiers sur ses élèves.

Si tu coches la case pour recevoir nos informations sur les cours, cela vaut consentement, et tu peux le retirer quand tu veux.

Combien de temps nous les conservons

Demandes d’informations et tests de niveau : deux ans à compter de ton dernier contact avec nous, puis suppression.

Réservations et documents joints : aussi longtemps que la loi oblige une école à conserver les dossiers de ses élèves, et pas plus.

Tu peux nous demander de supprimer tes données avant. Si la loi nous oblige à en conserver une partie, nous te dirons laquelle et pourquoi.

Qui d’autre y a accès

Le personnel de l’école, et HubSpot, la société qui fournit nos formulaires, notre chat et nos fichiers clients. Nous ne vendons pas tes données et nous ne les transmettons pas à des annonceurs. Les destinataires des dossiers des élèves une fois l’inscription faite, comme les fournisseurs d’hébergement, les assureurs et les services d’immigration, sont indiqués dans la Politique de protection des données et RGPD de l’école, plus bas sur cette page.

Contenus provenant d’autres sociétés

Quelques pages chargent des contenus provenant d’autres sociétés. Dans ce cas, ces sociétés peuvent voir que ton navigateur les a demandés.

• La page Avis des élèves diffuse une vidéo hébergée par YouTube, c’est-à-dire Google.
• Les pages du podcast intègrent un lecteur Spotify.
• Chaque page charge des polices de caractères depuis Google Fonts.
• Les formulaires et la fenêtre de chat proviennent de HubSpot.
• Si tu choisis une autre langue que l’anglais, la page est traduite par Google Traduction.

Si tu n’ouvres pas ces pages, rien ne leur est demandé.

Cookies

Lors de ta première visite, un bandeau te demande quels cookies tu acceptes. Les cookies nécessaires au fonctionnement du site sont toujours actifs, et HubSpot, qui gère les formulaires et le chat, dépose ses propres cookies. Les cookies de statistiques et de publicité de Google (Google Analytics et Google Ads) ne sont déposés que si tu les acceptes, et tu peux modifier ton choix à tout moment. La liste complète, et la façon de les désactiver, se trouvent dans notre politique en matière de cookies.

Tes droits

En vertu du RGPD, tu peux nous demander de :

• te montrer une copie des données que nous détenons sur toi
• corriger ce qui est inexact
• les supprimer
• te les envoyer, à toi ou à quelqu’un d’autre, dans un format portable
• cesser de les utiliser pour une finalité précise

Écris à info@everestlanguageschool.com et nous te répondrons dans un délai d’un mois.

Si notre réponse ne te satisfait pas, tu peux déposer une plainte auprès de la Data Protection Commission, l’autorité de contrôle irlandaise, sur dataprotection.ie.

Politique de protection des données et RGPD de l’école

Tout ce qui précède concerne ce site. Ce qui suit est la politique complète de protection des données de l’école, pour les élèves, le personnel et les partenaires, telle que publiée par Everest Language School.

Responsable de la protection des données (DPM) : Robert McComish

Prochaine révision : janvier 2027

Introduction et objet

Everest Language School (« l’École ») s’engage à protéger les droits et libertés de toutes les personnes dont nous traitons les données personnelles. Cette politique décrit notre engagement envers le Règlement général sur la protection des données (UE 2016/679) et la loi irlandaise de 2018 sur la protection des données (Data Protection Act 2018). Elle garantit que nos activités de traitement des données sont licites, sécurisées et transparentes.

Gouvernance et responsabilité

L’École adopte une approche de « protection de la vie privée dès la conception » (Privacy by Design). L’organe de direction assume la responsabilité ultime de la protection des données, la gestion quotidienne étant déléguée comme suit :

• Responsable de la protection des données : Robert McComish est le référent désigné pour la conformité au RGPD, la réponse aux incidents et le traitement des demandes d’accès des personnes concernées (SAR).
• Formation du personnel : tout le personnel doit suivre une formation d’intégration de sensibilisation au RGPD
• Mécanisme de révision : la protection des données et la sécurité informatique sont des points permanents à l’ordre du jour des réunions mensuelles de gouvernance.

Principes de protection des données

Nous traitons toutes les données personnelles conformément aux principes fondamentaux suivants :

1. Licéité, loyauté et transparence : nous ne collectons des données que lorsque nous disposons d’une base légale (contrat, obligation légale ou consentement).
2. Limitation des finalités : les données sont collectées pour des finalités précises (par ex. inscription, conformité en matière de visa) et ne sont pas réutilisées à d’autres fins sans consentement.
3. Minimisation des données : nous ne collectons que les informations strictement nécessaires au service fourni.
4. Exactitude : nous prenons des mesures raisonnables pour que les données soient tenues à jour.
5. Limitation de la conservation : nous ne conservons pas les dossiers principaux plus de 7 ans
6. Intégrité et confidentialité : nous utilisons des mesures techniques de haut niveau (MFA, chiffrement, séparation des réseaux) pour garantir la sécurité.

Avis de confidentialité : élèves

Nous conservons les informations des élèves de manière sécurisée afin de faciliter leurs études, de fournir l’hébergement et l’assurance, et de respecter les exigences en matière de visa.

Informations détenues

• Données personnelles : nom, âge, genre, copies numérisées du passeport et informations fournies via les formulaires de réservation.
• Coordonnées : numéro de téléphone, e-mail, adresse et coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.
• Assiduité : relevés de présence et justificatifs d’absence (par ex. certificats médicaux).
• Bien-être : allergies, régimes alimentaires et besoins médicaux.
• Scolarité : tests de placement, progression en classe, certificats et notes.

Partage des données (élèves)

• Fournisseurs d’hébergement : partage pour garantir la santé, la sécurité et le respect des régimes alimentaires.
• Écoles partenaires : partage pour les réservations et le placement pédagogique.
• Voyagistes éducatifs partenaires : partage pour les réservations et le placement pédagogique.
• Assurance (Arachas) : partage pour mettre en place l’assurance médicale ou la protection des apprenants (Learner Protection).
• Immigration (GNIB/INIS) : partage imposé par la loi pour les élèves ILEP/visa, y compris l’assiduité et les données du passeport.
• TrustEd/IEM (QQI) : partage à des fins de conformité financière, de conformité pédagogique et d’accréditation.

Avis de confidentialité : personnel

Nous conservons les informations du personnel pour remplir nos obligations légales d’employeur et garantir un environnement sûr aux élèves.

Informations détenues

• Dossiers du personnel : CV, coordonnées et diplômes.
• Données financières : informations de paie et documents fiscaux destinés au Revenue (date de naissance, adresse, coordonnées bancaires, PPSN).
• Conformité : preuve du contrôle Garda Vetting et de la formation à la protection de l’enfance.

Partage des données (personnel)

• Paie : transmise à Haden Brown Accountants pour la conformité fiscale auprès du Revenue.
• Immigration/accréditation : diplômes et CV partagés avec l’INIS/QQI, comme l’exigent l’ILEP et les contrôles réglementaires.

Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

L’École s’appuie sur un dispositif de sécurité multicouche privilégiant le cloud (« cloud-first ») :

Environnement cloud (Google Workspace Business Plus)

• Chiffrement : les données sont chiffrées au repos (AES256) et en transit (HTTPS/TLS).
• Localisation des données : tout le stockage principal est configuré sur la région UE.
• Authentification : l’authentification multifacteur (MFA) est obligatoire pour tout le personnel.
• Sauvegardes : des sauvegardes externes automatiques quotidiennes sont réalisées via afi.ai.

Sécurité du réseau

• Séparation : nous disposons de deux connexions internet physiquement indépendantes, sur des routeurs distincts, pour le personnel et pour les élèves.
• Pare-feu : le réseau du personnel utilise un pare-feu Virgin Media Business avec des systèmes de détection d’intrusion (IDS) activés. Les ports à haut risque et les applications pair-à-pair sont bloqués.

Sécurité physique

• Accès : les documents papier nécessaires sont conservés dans des armoires fermées à clé au 26 Merrion Square. L’accès est réservé au personnel autorisé.

Sous-traitants

L’École reste le responsable du traitement. Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

• Infospeed (Class Systems) : principal système de gestion des élèves.
• Haden Brown Accountants : paie et traitement financier.
• Afi.ai : services de sauvegarde dans le cloud.
• Google : communication et traitement de documents.
• Services externes : SumUp, Revolut, Flywire et PayPal (paiements), Facebook et Google (statistiques/marketing). Pour les transferts internationaux, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types (CCT) des fournisseurs.

Calendrier de conservation des données

Pour répondre aux exigences du Revenue et aux obligations légales, le calendrier suivant s’applique :

• Dossiers financiers et de paie : 7 ans.
• Dossiers pédagogiques et de visa des élèves : 7 ans (pour faciliter les futures démarches de visa).
• Garda Vetting : les attestations complètes sont examinées ; après vérification, seules des copies numériques sont conservées de manière sécurisée. L’École conserve ces déclarations dans le dossier de la famille d’accueil afin de satisfaire aux inspections réglementaires.
• Marketing/demandes d’informations : 1 an (ou jusqu’au retrait du consentement).

Gestion des violations et droits des personnes concernées

• Droits : toute personne a le droit d’accéder à ses données, de les faire rectifier ou d’en demander l’effacement une fois les durées légales de conservation expirées.
• Violations : toute violation présumée doit être signalée immédiatement à Robert McComish. La Data Protection Commission (DPC) sera notifiée dans un délai de 72 heures si un risque élevé est identifié. Tous les incidents sont consignés dans le registre intégré des risques et des audits (Integrated Risk & Audit Log).

Contact : Robert McComish, accounts@everestlanguageschool.com

Data Protection Commission (DPC) : info@dataprotection.ie

Modifications de cette page

Si nous modifions la façon dont nous traitons tes données, nous mettrons cette page à jour et changerons la date ci-dessous.

Dernière mise à jour : 7 octobre 2026